Sitä saa, mitä tilaa, au - arkkitehtiuutiset 11/2012

Tilaamisen taito –seminaari Turussa

Sitä saa mitä tilaa. Suunnittelun tilaaminen ei selvästikään ole helppoa. Suunnittelua tilatessa täytyy samanaikaisesti ottaa huomioon laadun vertailemisen vaikeus, hankintalaki, erilaiset poliittiset näkemykset, rajallinen aika ja kuntien heikko taloustilanne. Näihin pulmiin tarjosivat ratkaisuja arkkitehtisuunnittelun hankinnan asiantuntijat lokakuisessa koulutustilaisuudessa Turun Kaupunginteatterin lämpiössä. Hekään eivät päässeet helpolla, vaan asiaan perehtynyt yleisö esitti tiukkoja kysymyksiä, joita pohdittiin luentojen lomassa ja erityisesti paneelikeskustelun aikana.

Miksi suunnittelukilpailu on hyvä tapa tilata suunnittelua
Lars Hagman, Espoon kaupunginarkkitehti emeritus, esitteli itsensä kilpailufriikiksi. Oman kokemuksensa perusteella hän oli varsin vakuuttunut siitä, että kilpailut ovat myös taloudellisesti kannattavaa toimintaa. Tällä hetkellä vallalla oleva hinta-laatupisteytys on ollut johtamassa näennäiseen kilpailuun, kokeneiden toimistojen suosimiseen, nuorten toimijoiden näköalattomuuteen ja kokeneiden rutiinisuorituksiin.

Valtion arkkitehtuuripoliittinen ohjelma edellyttää, että julkinen ja valtion tukema rakentaminen ja ympäristön kehittäminen toimii korkeatasoisena esimerkkinä kaikelle rakentamiselle Suomessa. Valtio tukee rahallisesti esimerkiksi koulurakennushankkeita. Valtion tukien myöntämisperusteena voisi olla se, miten laatutekijät on parhaalla mahdollisella tavalla otettu huomioon suunnittelijaa valittaessa.

Hagmanin mukaan yleinen arkkitehtuurikilpailu on paras tapa valjastaa käyttöön suunnittelijamarkkinat kokonaisvaltaisesti siten, että samalla huomioidaan koulutus, kehitystyö, kokonaistaloudellisuus, reilu peli, tekemisen riemu ja arkkitehtuurin laatu. Valtiolle koituisi mittavia säästöjä yleisten arkkitehtuurikilpailujen järjestämisestä.

Arkkitehtuurikilpailuja ja arkkitehtuurikenttää tuntemattomissa ja ymmärtämättömissä rakennuttajapiireissä vallitsee pelko siitä, että suunnittelukilpailu johtaa toimeksiantoon kokemattomalle konsultille, joka ei pysty kunnolla hoitamaan toteutussuunnittelua, toteaa Hagman. ”Pelko on kuitenkin aiheeton. Suunnittelijamarkkinat toimivat ja toteutussuunnitteluun erikoistuneet arkkitehdit siirtyvät joustavasti toimistosta toiseen projektitarjonnan mukaan.”

Tilaamisen taito-1

Erilaisten hankintamenettelyjen plussat ja miinukset
Vesa Juola, ATL:n toiminnanjohtaja, toi esiin eri hankintamallien hyötyjä ja haittoja. Hän korosti, että hankintaa ei saa jakaa keinotekoisesti erilaisiin osiin, ja että tavarahankintaa tai palveluhankintaa ei saa liittää rakennusurakkaan tai hankintoja muuten yhdistellä keinotekoisesti. ”Sen lisäksi tarjouspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja laadittava niin selväksi, että sen perusteella voidaan antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Halvimman tarjouksen valinta on helppoa ja riidatonta, mutta kokonaistaloudellinen edullisuus ei ole yksiselitteinen käsite.”

Seitsemästä erilaisesta hankintamenettelystä parhaat pisteet Juolan arvioinnissa sai ”Suunnittelukilpailu”. Se sopii hyvin merkittäviksi koettuihin hankintoihin ja poliittisesti arkoihin kohteisiin, joissa on hanketasolla ratkaisemattomia elementtejä ja tarvetta innovaatioihin. Plussia ropisi muun muassa seuraavista osa-alueista: soveltuu palvelujen hankintaan, antaa kokonaistaloudellisesti edullisimman ratkaisun, on tasapuolinen ja syrjimätön, on helppo käyttää, tukee rakennetun ympäristön laatua ja tukee myös melko hyvin innovaatioiden syntymistä riippuen tehtävän asettelusta.

Paljon kiitosta sai myös ”Neuvottelumenettely”, jonka käyttö rajoittuu vain poikkeuksellisen vaativiin hankkeisiin tai tilanteisiin, jolloin tehtävänmäärittelyä ei voida laatia tarkasti. Siinä hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen , johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Omat etunsa on myös rajoitetulla menettelyllä, suorahankinnalla, kilpailullisella neuvottelumenettelyllä ja puitejärjestelyllä. Vähiten pisteitä Juolan taulukossa sai ”Avoin menettely”, jota laki suosittelee ensisijaiseksi ja jossa hinta on etusijalla.

Lakipykälät hyvän tilauksen apuna
Kalle Kärkkäinen, ATL:n lakimies, esitteli mitä lakipykälät sanovat suunnitteluhankinnan tekemisestä. ”Hankintalain mukaan hankintayksikön tulee valita joko kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin tarjouksista. Hinnaltaan halvimman valitseminen on yksinkertaista, mutta kokonaistaloudellisesti edullisin voi sisältää monia eri vertailuperusteita hinnan lisäksi kuten laatu, tekniset ansiot, esteettiset ja toiminnalliset ominaisuudet, ympäristöystävällisyys, käyttökustannukset, kustannustehokkuus, elinkaarikustannukset jne. Näiden vertailuperusteiden on liityttävä nimenomaan hankinnan kohteeseen – ei tarjoajan kelpoisuuteen.”

Hankintamenettelyn osallistujia on kohdeltava tasapuolisesti ja syrjimättä. Samalla on toimittava avoimesti ja ilmoitettava eri vertailuperusteiden painoarvot. Kaikki arviointiperusteet on ilmoitettava ennalta ja päätöksessä perusteltava miten arviointiperusteita on sovellettu.

Koska laki kieltää hankinnan jakamisen eri osiin tai yhdistelemisen keinotekoisesti, tulee pyrkiä valitsemaan suunnittelija koko hankkeelle mahdollisimman aikaisessa vaiheessa eikä jakaa hanketta pieniin kokonaisuuksiin, korosti Kärkkäinen. Lisäksi on luonnollisesti huomioitava suunnitelmien tekijänoikeudet. Tarjouspyynnön liitteenä ei tule pyytää suunnitelmaluonnoksia missään tapauksessa.

Mikäli vastaan tulee alihintaisia tarjouksia, on hankintayksiköllä oikeus hylätä poikkeuksellisen alhainen tarjous. Ennen hylkäystä on pyydettävä kirjallinen selvitys tarjouksen perusteista. Joskus alhaiselle tarjoukselle voi olla perusteltu syy. Markkinaoikeus on kuitenkin hylännyt mm. alihintaisen tarjoajan valituksen, jossa alhainen hinta oli perusteltu paikallisuudella ja kohdetuntemuksella sekä pitkään alalla toimimisella ja kustannustehokkuudella. Liian alhainen tarjous sisältää kuitenkin taloudellisia riskejä - pystyykö tarjoaja suoriutumaan tehtävästä riittävän hyvin hankkeen loppuun asti.

Kärkkäinen suositteli uusina keinoina hankintaan esimerkiksi arvontaa kuten Kaisa-kirjastossa. Siinä tarjouskilpailuun valittiin 10 suunnittelijaa referenssien perusteella ja 20 arvalla. Arvalla mukaan tullut voitti. Hyvä tapa olisi myös kilpailuttaa suunnittelu kerralla alusta loppuun, luonnoksista toteutussuunnitteluun. Elinkaarihankkeissa voidaan kilpailuttaa yhdessä suunnittelu, rakentaminen ja rahoitus.


Miksi SAFAn palveluja sitten kannattaa käyttää kilpailun järjestämisessä?
Mari Koskinen, SAFAn kilpailusihteeri, esitteli ohjeita ja malleja arkkitehtuurikilpailujen järjestämiseen. Koskisen mukaan näin saadaan puolueeton voittajaehdotuksen valinta, vältetään Markkinaoikeuskäsittelyt, saadaan hankkeelle laaja näkyvyys eri julkaisuissa ja internetissä. Kyseessä on yli sadan vuoden perinne. Lisäksi se on helppoa ja hauskaa.

”Yleinen kilpailu kannattaa järjestää silloin, kun halutaan paljon vaihtoehtoja. Kutsukilpailu on paikallaan, kun tarvitaan vain muutama vaihtoehto. Palkintona kutsukilpailusta on toimeksianto. Tilaaja saa kilpailujen kautta käyttöönsä ammattikunnan parhaimmiston ja hyvän työvälineen rakentamisen laadun varmistamiseen.” Koskisen mukaan suomalainen kilpailujärjestelmä on asiakaslähtöinen, kun jokaisen kilpailun lähtökohtana on tilaajan määrittelemä tarve ja tehtävä.

Kilpailun tuomariston päättää järjestäjä. Ammattijäseniä on suositeltavaa olla ainakin yksi kolmasosa. Silloin kun SAFA on mukana ehdottaa se yhtä tai kahta edustajaa mukaan tuomaristoon. Kyseinen SAFA-tuomari ei voi toimia vastaavassa tehtävässä viiteen vuoteen, näin varmistetaan että tuomarointi ei jää liian pienen joukon käsiin. Tuomariston ei tarvitse välttämättä olla kovin suuri, vaan ulkopuolisia asiantuntijoita voi pyytää lausumaan kantansa – esimerkiksi käyttäjiä, liikenneasiantuntijoita tai hankkeen keskeisiä henkilöitä.

Kilpailun järjestäminen voi kestää 2-18 kuukautta riippuen kilpailutyypistä ja siitä liittyykö siihen esimerkiksi näyttelyn järjestäminen tai vuorovaikutteinen keskustelu kaupunkilaisten kanssa. Hankkeessa, jonka budjetti on yli 10 miljoonaa, ovat kilpailukustannukset 1 % luokkaa.


Käytännössä vastaan tulevia kysymyksiä
Lopuksi luennoitsijat ja yleisö keskustelivat vilkkaasti hankinnan hankaluuksista käytännön tapauksissa. Vaikka hankesuunnittelun vastuu on yleensä virkamiehillä, joskus sekin kannattaa ulkoistaa – erityisesti jos on kiire ja kyse on suuresta hankkeesta.
Kunnissa tai kaupungeissa tulevat hankkeet ennakoidaan mielellään esim. 5-vuotissuunnitelmassa. Päätökset niihin liittyvistä suunnittelukilpailuista voidaan sisällyttää siihen ja varautua niihin pitkällä tähtäimellä.

Tekijänoikeudet mietityttivät hankinnan ammattilaisia. Kun suunnittelukilpailun asiakirjoissa puhutaan suunnitelman oikeuksien siirtymisestä kilpailun järjestäjälle, on kyse oikeudesta julkaista kilpailumateriaalia. Tekijänoikeudet säilyvät silti suunnittelijalla. Pelkkä idea ei kuitenkaan nauti tekijänoikeussuojaa. Jos halutaan yhdistää eri kilpailuehdotusten parhaita puolia, voi niiden ideoita käyttää sinänsä inspiraation muodossa, mutta ei kopioida sellaisenaan. Kilpailun perimmäiset tarkoitusperät kerrotaan jo valmiiksi kilpailuohjelmassa avoimesti. Kaikkien kannalta parasta on tehdä selkeä esitys siitä, mitä tekijänoikeuksia tilaaja haluaa itselleen. Epäselvässä tilanteessa suunnittelija ei paljasta parhaita ideoitaan. Esimerkiksi aluesuunnitelmissa voidaan hakea ideaa ajatuksella, että ideat siirtyvät kaavoituksen käyttöön.

Tekijänoikeuskysymyksiin liittyvät myös vanhan rakennuksen korjaus- tai laajennussuunnitelmat. Silloin alkuperäistä suunnittelijaa voi lähestyä suorahankintana. Näin ei ole pakko menetellä, mutta se on kuitenkin hyvän tavan mukaista. On kysymys tilaajan tahtotilasta. Korjausrakentamiseen liittyvä hankinta on muutenkin erityisen haasteellista. Hinnoittelu sisältää paljon riskejä ja työn määrää ei välttämättä pystytä ennustamaan kovin tarkasti. Silloin joudutaan miettimään sisällytetäänkö riski urakkahintaan vai maksetaanko tuntityöstä.

Hankesuunnittelun ja tarveselvitysvaiheen hankintoihin ei pyydetä liittämään kuvia vaan mieluummin kirjallisia selostuksia siitä, kuinka suunnitteluongelma ratkaistaisiin. Joskus hankesuunnittelija tekee samalla esisuunnitelmaa, vaikka se ei kuulu tilaukseen. Päättäjät saattavat tulkita tilanteen siten, että konsultti on jo valittu. Projektivalvojan pitää silloin olla tarkkana ja puuttua asiaan.

Miten hankinnassa suhtaudutaan ulkomaisiin suunnittelijoihin? Jos tällaisessa tapauksessa suunnittelun hinta on poikkeuksellisen halpa, voidaan tarjous hylätä suuren riskin takia. Myös suunnittelijoiden opiskelutodistuksia pitää voida vertailla vastaavaan suomalaiseen koulutukseen. Työmaan sujuvuuden takia voidaan tarjouspyyntöön sisällyttää vaatimus hyvästä suomenkielen suullisesta ja kirjallisesta taidosta.

Hankintalaki sallii hyvien ja huonojen hankintojen tekemisen. Seminaarin avulla haluttiin antaa osallistujille työkaluja ja neuvoja hyviin hankintoihin. Tilaisuuden järjesti Turku-SAFA yhdessä SAFAn ja ATL:n kanssa. Tietoa hakemaan tulleet hankinnan ammattilaiset vaikuttivat tyytyväisiltä seminaarin antiin ja vastaavia tilaisuuksia toivottiin järjestettäväksi enemmänkin.


Tiltu Nurminen, arkkitehti SAFA
Paikallisasiamies, Turku

Creative Turku Facebook